Sharepoint Utilisateur
1 jour - 7 heures
Objectifs
Maîtriser les fonctionnalités collaboratives de sites SharePoint (listes, calendriers, tâches et bibliothèques de documents). Retrouver rapidement des documents avec les outils de recherche. Maîtriser les interactions entre SharePoint et Office.
Participants
Tout utilisateur de sites Sharepoint.
Prérequis
Bonne connaissance de Windows et d'Office.
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Remarques
Cette formation offre la possibilité d’une journée de consolidation des acquis : Cette journée complémentaire favorise l'application pratique des concepts enseignés, garantissant ainsi une mise en œuvre réussie dans votre environnement professionnel. Nos conseillers sont à votre disposition pour plus d’information à ce sujet.
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Accessibilité
Moyens techniques
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Méthodes d'évaluation des acquis
Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.
Programme
La navigation dans Sharepoint
- Structure de SharePoint
- Collection de sites et pages
- Les trois groupes de sécurité par défaut
- Le rôle de l'administrateur / animateur de sites
- Menu d'accès rapide, rubans et barre de navigation
- Utiliser le lanceur d'applications
- Présentation des applications et du contenu du site
- Présentation des listes et bibliothèques
Les bibliothèques de documents
- Télécharger un document
- Le menu du document
- Utilisation des rubans
- Ouvrir un document dans une WebApp
- Ouvrir un document dans une application Office
- Créer un document avec Office WebApps
- Modifier / extraire / archiver un document
- Organisation par dossiers
- Partager un dossier
- Organisation par métadonnées (propriétés)
- Renseigner les métadonnées / propriétés
- Le mode modification rapide
- Trier et filtrer
- Télécharger à l'aide de l'explorateur de fichiers
- Créer un favori dans l'explorateur vers la bibliothèque
- Gestion des versions d'un même document
- Envoi d'un lien d'un document par mail
- Les liens durables
- Créer des alertes sur un document, sur la bibliothèque
- Créer des affichages personnels
- Supprimer / récupérer un document
- Synchroniser une bibliothèque pour travailler hors connexion
- Créer et utiliser un ensemble de documents (Documents Set)
- Utiliser des raccourcis clavier pour gérer les documents
Les listes
- Différence entre liste et bibliothèque
- Ouvrir une liste personnalisée
- Le menu de l'élément
- Modifier des colonnes de type nom d'utilisateur, de type recherche, de type date
- Utiliser le mode modification rapide
- Les différents types de listes
Recherche
- Recherche dans une bibliothèque
- Recherche dans une liste
- Recherche dans une collection, un site
- Affinage de la recherche
- Le centre de recherche
- Introduction à la recherche avancée
Utilisation d'autres composants collaboratifs
- Stocker des photos dans une bibliothèque d'images
- Publier des annonces dans les listes d'annonces
- Créer des listes de liens / liens promus
- Utiliser un calendrier et groupe de calendriers
- Créer / affecter des tâches
Intégration avec Office 2013/2016
- Ouvrir / enregistrer depuis / dans une bibliothèque
- Afficher et modifier les métadonnées depuis un logiciel Office
- Utiliser les QuickPart dans Word
- Synchroniser / modifier une liste depuis Excel
- Synchroniser un calendrier, des tâches, des bibliothèques
- Co-édition avec Word, PowerPoint et Excel
- Co-édition avec les WebApps
Workflow et approbation
- Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
- Initier un flux de travail sur un document
- Initier une approbation de contenu
