SharePoint Online – Créer, gérer et piloter vos espaces collaboratifs
3 jours - 21 heures
Objectifs
Apprendre à configurer et administrer SharePoint Online afin de mettre en place des espaces collaboratifs sécurisés et adaptés aux besoins de l’organisation.
Maîtriser la gestion des sites, des bibliothèques et des autorisations pour structurer l’information, contrôler les accès et garantir une gouvernance efficace.
Exploiter les intégrations avec Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Power Platform) pour optimiser la collaboration et automatiser les processus métiers
Participants
Administrateurs Microsoft 365 / SharePoint Online. Responsables IT et chefs de projets digitaux. Référents collaboratifs en charge de la gouvernance documentaire
Prérequis
Bonne connaissance de Microsoft 365 et de ses usages collaboratifs. Notions d’administration IT recommandées (gestion des identités, sécurité).
Accessibilité
Programme
Introduction à SharePoint Online
- Positionnement dans Microsoft 365
- Terminologie et concepts : sites, bibliothèques, listes, pages modernes
- Différences avec SharePoint Server (on-premise)
Centre d’administration SharePoint
- Présentation du centre d’administration Microsoft 365
- Paramétrage global : partage externe, stockage, stratégies d’accès
- Utilisateurs, groupes Microsoft 365 et rôles d’administration
Création et gestion des sites
- Sites d’équipe et sites de communication
- Hub sites et architecture d’information
- Gestion de la navigation et personnalisation des pages modernes
- Utilisation des modèles (lookbook, templates modernes)
Gestion documentaire et sécurité
- Bibliothèques, listes et métadonnées
- Gestion des versions, approbations et cycle de vie des documents
- Droits d’accès et gestion des autorisations
- Gouvernance du partage interne et externe
Intégrations avec l’écosystème Microsoft 365
- Intégration Teams ↔ SharePoint (fichiers, canaux, onglets)
- Interaction avec OneDrive (sauvegarde, synchronisation)
- Power Automate : automatiser la gestion documentaire (approbations, notifications, archivage)
- Utilisation de Copilot pour rechercher, résumer et générer du contenu à partir des documents stockés dans SharePoint.
Supervision, sécurité et conformité
- Suivi de l’activité et rapports (centre d’administration, logs d’audit)
- Gestion de la conformité (labels de sensibilité, rétention, eDiscovery)
- Gestion du cycle de vie des sites (sites inactifs, archivage, suppression)
- Introduction à SharePoint Advanced Management (politiques avancées, rapports, alertes, etc.)
Bonnes pratiques de gouvernance
- Organisation des espaces collaboratifs
- Définition des rôles et responsabilités
- Gouvernance documentaire (naming convention, archivage, sécurité)
- Communication et adoption des usages
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Spécificités pédagogiques de la session à distance
Formation dispensée en visio-formation avec un séquencement adapté. Configuration et accès à notre outil de visio-formation. Accès à la bibliothèque pédagogique virtuelle durant la formation afin de partager les exercices, contrôler les résultats obtenus et déployer l’ensemble du séquencement pédagogique. La durée exacte des modules définis ci-après est susceptible de varier en fonction de la vitesse d’appropriation des concepts enseignés de la part du stagiaire.
Remarques
Microsoft 365 - Anciennement Office 365
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ;
Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Moyens techniques
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Moyens techniques relatifs aux sessions à distance
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Accès à notre service technique durant l’animation pour toute limite rencontrée. Accès à l’espace de conversation instantané durant la session pour interagir avec le formateur et les participants. Transmission d’un email de contact pour réaction privée durant la session. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Méthodes d'évaluation des acquis
Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.
Méthodes d'évaluation des acquis de la formation à distance
Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.
