Savoir archiver et classer - Organiser son poste de travail

1 jour - 7 heures

Objectifs

A l’issue de cette formation, le participant sera capable de : Maîtriser les techniques du classement et de l'archivage Déterminer un plan de classement, l'organiser et le gérer

Participants

Assistante, secrétaire et personnel administratif.

Prérequis

Pas de prérequis pour cette formation

Pédagogie

La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.

Spécificités pédagogiques de la session à distance

Formation dispensée en visio-formation avec un séquencement adapté. Configuration et accès à notre outil de visio-formation. Accès à la bibliothèque pédagogique virtuelle durant la formation afin de partager les exercices, contrôler les résultats obtenus et déployer l’ensemble du séquencement pédagogique. La durée exacte des modules définis ci-après est susceptible de varier en fonction de la vitesse d’appropriation des concepts enseignés de la part du stagiaire.

Remarques

Public Visé

Collaborateurs : Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel... Entreprises ou organisations : Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes... Demandeurs d’emploi : Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...

Certification

Profil de l'intervenant

Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.

Accessibilité

Nous contacter

Moyens techniques

Le suivi pédagogique, administratif et logistique est assuré et coordonné par nos services afin de garantir le bon déroulement de l’action de formation. Les stagiaires bénéficient d’un encadrement complet tout au long de la formation. Pour les formations réalisées en centre, les participants disposent d’un espace d’accueil, de salles configurées techniquement selon les besoins pédagogiques et d’un matériel dédié. Des ressources pédagogiques sont mis à disposition des participants pendant la formation. Une documentation pédagogique est remise à échéance de la formation au format papier ou numérique

Moyens techniques relatifs aux sessions à distance

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Accès à notre service technique durant l’animation pour toute limite rencontrée. Accès à l’espace de conversation instantané durant la session pour interagir avec le formateur et les participants. Transmission d’un email de contact pour réaction privée durant la session. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Méthodes d'évaluation des acquis

Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.

Méthodes d'évaluation des acquis de la formation à distance

Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.

Programme

Repérer les incidences du classement sur l'entreprise

• Réaliser un état des lieux de la gestion des documents
• Mesurer l'impact économique

Définir les attentes d'un service

• Mesurer l'accessibilité, les fréquences d'utilisation
• Faire face à la multiplication des documents
• Gérer les différentes sources des documents

Adopter une méthode et un plan de classement

• Connaître les différents modes de classement
• Choisir les moyens de classement adaptés
• Structurer un dossier (les différents outils)
• Utiliser l'informatique

S'organiser en amont pour faciliter le classement

• Utiliser les pré-tris