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Outlook : Gérer efficacement ses mails

1 jour - 7 heures

Objectifs

Recevoir et envoyer des messages, rédiger des courriels efficaces et professionnels et organiser votre travail avec Outlook. Savoir organiser sa messagerie afin de classer, rechercher et envoyer efficacement ses messages.

Participants

Toute personne connaissant souhaitant améliorer son organiser sous Outlook.

Prérequis

Une connaissance de l'environnement Windows permet l'accès à cette formation.

Pédagogie

La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.

Spécificités pédagogiques de la session à distance

Formation dispensée en visio-formation avec un séquencement adapté. Configuration et accès à notre outil de visio-formation. Accès à la bibliothèque pédagogique virtuelle durant la formation afin de partager les exercices, contrôler les résultats obtenus et déployer l’ensemble du séquencement pédagogique. La durée exacte des modules définis ci-après est susceptible de varier en fonction de la vitesse d’appropriation des concepts enseignés de la part du stagiaire.

Remarques

Programme optimisé sur les dernières versions disponibles. Cette formation pourra être adaptée sur les versions précédentes à la demande préalable du client.

Public Visé

Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emplois - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...

Certification

Profil de l'intervenant

Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.

Accessibilité Handicap

Nous contacter

Moyens techniques

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Moyens techniques relatifs aux sessions à distance

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Accès à notre service technique durant l’animation pour toute limite rencontrée. Accès à l’espace de conversation instantané durant la session pour interagir avec le formateur et les participants. Transmission d’un email de contact pour réaction privée durant la session. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Méthodes de positionnement et d'évaluation des acquis

Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.

Méthodes d'évaluation des acquis de la formation à distance

Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.

Programme

Gérer l’arrivée des mails

  • Trier les mails entrants
  • Créer un dossier à la racine
  • Créer un sous-dossier
  • Déplacer des messages vers un dossier
  • Archiver des messages
  • Créer des actions rapides
  • Créer des règles de messagerie
  • Personnaliser des règles de messagerie
  • Création de catégories
  • Définition d’une catégorie sur un message

Recherche des messages

  • Regroupement des messages par destinataires
  • Regroupement des messages par conversation
  • Recherche des messages par nom
  • Recherche des messages par catégorie
  • Recherche des messages avancées

Envoi des messages

  • Répondre à un message
  • Transférer un message
  • Envoyer un message à un destinataire
  • Mettre en copie des destinataires
  • Intégrer des pièces jointes
  • Intégrer des accusés de réception et des confirmations de lecture
  • Assurer un suivi des messages
  • Utiliser des boutons de vote
  • Insérer une signature automatique
  • Gérer les signatures automatiques

Gestion des contacts

  • Créer un contact
  • Enregistrer un contact à partir d’un mail
  • Créer des groupes de contacts

Optimiser son environnement de travail

  • Le volet de lecture
  • Le volet de navigation
  • La barre des tâches
  • Le volet de personnes
  • Créer un onglet et y ajouter un groupe
  • Ajouter des commandes
  • Ajouter et paramétrer différents comptes e-mail supplémentaires

Maintenance et sécurité

  • Le dossier «courrier indésirable»
  • Archiver ses messages
  • Mise en service de l’archivage automatique
  • Épuration des archives
  • Nettoyer la boite aux lettres
  • Contrôler la taille du fichier de données
  • Ouvrir et fermer un fichier de données

Pour allez plus loin :

Datadock Microsoft TOSA Certification Robert Qualiopi, Engagements de qualitéCertification AVIT

adhara France – Loging SAS - Organisme de formation enregistré sous le n° 24450269645 auprès du préfet de Région Centre-Val-de-Loire