Organiser efficacement son poste de travail et ses documents

1 jour - 7 heures

Objectifs

Analyser l’organisation de son poste de travail afin d’identifier les sources de désorganisation et les axes d’amélioration. Structurer et aménager son environnement physique, numérique et documentaire de manière à faciliter l’accès aux informations et à optimiser son activité quotidienne. Appliquer des méthodes de traitement, de classement et de gestion de l’information, puis instaurer des routines permettant de maintenir durablement une organisation efficace.

Participants

Assistants, secrétaires, personnels administratifs, toute personne souhaitant améliorer l’organisation de son environnement de travail.

Prérequis

Pas de prérequis pour cette formation

Programme

Réaliser le diagnostic de son organisation

• Identifier les conséquences d’un poste de travail désorganisé
• Repérer les principales sources de perte de temps et de dispersion
• Analyser ses habitudes de gestion des documents et des informations
• Distinguer ce qui doit être traité, conservé, partagé, archivé ou supprimé
• Définir ses priorités d’amélioration

Organiser son espace de travail physique

• Aménager son bureau en fonction de ses activités et de la fréquence d’utilisation des ressources
• Limiter l’accumulation de documents et de fournitures
• Définir des zones fonctionnelles : traitement, attente, classement et archivage
• Appliquer une méthode simple de tri et de rangement
• Prendre en compte les principes élémentaires d’ergonomie du poste de travail

Structurer son environnement numérique

• • Organiser les dossiers et sous-dossiers selon une arborescence claire
• Définir des règles cohérentes de nommage des fichiers
• Faciliter la recherche, le partage et la mise à jour des documents
• Éviter les doublons et limiter la multiplication des versions
• Organiser son bureau informatique et ses espaces de stockage
• Intégrer les règles internes de sécurité et de confidentialité

Maîtriser les flux d’informations et de documents

• Identifier les différents canaux d’entrée : courriels, documents papier, fichiers partagés et demandes interne
• Mettre en place une méthode de traitement adaptée
• Utiliser des dossiers temporaires, des pré-tris et des circuits de validation
• Distinguer l’information à traiter immédiatement de celle à planifier ou à transmettre
• Éviter que la messagerie électronique ne devienne un espace de stockage permanent

Classer et archiver de manière efficace

• Choisir une méthode de classement adaptée à l’activité du service
• Construire un plan de classement simple et partagé
• Déterminer les niveaux d’accès et les responsabilités
• Différencier classement courant, conservation intermédiaire et archivage
• Définir des règles de durée de conservation en fonction des procédures applicables
• Organiser régulièrement la suppression ou l’archivage des documents devenus inutiles

Maintenir durablement une organisation efficace

• Mettre en place des routines quotidiennes et hebdomadaires
• Prévoir des temps courts consacrés au rangement et à la mise à jour
• Formaliser quelques règles communes au sein du service
• Construire son plan d’action personnel
• Identifier les outils numériques ou les fonctionnalités d’IA susceptibles de faciliter le tri, la recherche et la synthèse, dans le respect de la confidentialité des données

Ouverture vers l'Intelligence Artificielle

Le formateur présentera, lorsque pertinent, des applications de l’IA pour enrichir la communication, faciliter l’organisation ou soutenir la prise de décision. Ces apports permettront d’illustrer de nouvelles pratiques tout en sensibilisant aux bonnes règles d’utilisation responsable (sécurité, fiabilité des résultats, respect des données).

Accessibilité

Nous contacter

Spécificités pédagogiques de la session à distance

Formation dispensée en visio-formation avec un séquencement adapté. Configuration et accès à notre outil de visio-formation. Accès à la bibliothèque pédagogique virtuelle durant la formation afin de partager les exercices, contrôler les résultats obtenus et déployer l’ensemble du séquencement pédagogique. La durée exacte des modules définis ci-après est susceptible de varier en fonction de la vitesse d’appropriation des concepts enseignés de la part du stagiaire.

Moyens techniques relatifs aux sessions à distance

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Accès à notre service technique durant l’animation pour toute limite rencontrée. Accès à l’espace de conversation instantané durant la session pour interagir avec le formateur et les participants. Transmission d’un email de contact pour réaction privée durant la session. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Méthodes d'évaluation des acquis de la formation à distance

Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.