Microsoft 365 – Créer des formulaires et automatiser leur traitement
2 jours - 14 heures
Objectifs
Maîtriser les principes de création d’un formulaire professionnel avec Microsoft Forms. Comprendre les usages complémentaires de Forms, SharePoint et Power Automate dans Microsoft 365. Identifier les besoins de collecte, de validation et de suivi des informations. Concevoir une structure de formulaire claire, cohérente et exploitable. Appliquer les bonnes pratiques de partage, de gestion des réponses et de sécurisation des accès. Mettre en œuvre un flux simple d’automatisation pour faciliter le traitement des demandes. Optimiser le suivi des données grâce aux listes SharePoint et aux outils collaboratifs Microsoft 365.
Participants
Utilisateurs de Microsoft 365 souhaitant créer des formulaires professionnels et automatiser le traitement des réponses. Assistants, gestionnaires, responsables administratifs, RH, qualité, managers, chefs de projet ou utilisateurs métiers.
Prérequis
Connaître l’environnement Microsoft 365. Savoir utiliser les fonctions courantes d’un navigateur web et d’un outil bureautique. Une première expérience de Teams, OneDrive ou SharePoint est un plus.
Programme
Découvrir les usages des formulaires dans Microsoft 365
- Identifier les besoins de collecte d’informations en entreprise
- Distinguer enquête, questionnaire, demande interne et formulaire de suivi
- Comprendre les limites des formulaires papier ou des fichiers Excel partagés
- Situer Microsoft Forms dans l’environnement Microsoft 365
- Identifier les complémentarités avec Excel, SharePoint et Power Automate
Créer un formulaire avec Microsoft Forms
- Créer un formulaire ou un questionnaire
- Choisir les types de questions adaptés
- Structurer les sections du formulaire
- Paramétrer les options de réponse
- Organiser la diffusion du formulaire
- Tester le formulaire avant publicatio
Exploiter les réponses collectées
- Consulter les réponses dans Microsoft Forms
- Analyser les résultats synthétiques
- Exporter les réponses vers Excel
- Identifier les informations utiles au suivi
- Préparer les données pour un traitement collaboratif
- Organiser le classement et l’archivage des réponses
Structurer le suivi avec SharePoint
- Comprendre le rôle d’une liste SharePoint
- Créer une liste adaptée au processus de suivi
- Définir les colonnes utiles : statut, priorité, responsable, échéance
- Organiser les affichages de liste
- Gérer les droits d’accès aux informations
- Fiabiliser le suivi des demandes
Automatiser le traitement avec Power Automate
- Comprendre le principe d’un flux automatisé
- Identifier les déclencheurs liés à Microsoft Forms
- Récupérer les détails d’une réponse
- Créer automatiquement un élément dans une liste SharePoint
- Envoyer une notification par e-mail ou Teams
- Suivre l’exécution d’un flux
- Corriger les erreurs courantes
Sécuriser et maintenir le dispositif
- Appliquer les bonnes pratiques de nommage
- Organiser les droits de partage
- Contrôler les accès aux formulaires et aux listes
- Prévoir les évolutions du formulaire
- Documenter le fonctionnement du processus
- Maintenir la cohérence des données dans le temps
Ouverture vers l'Intelligence Artificielle
Le formateur proposera, lorsque pertinent, un éclairage sur les usages complémentaires de l’intelligence artificielle en lien avec le programme : automatisation de tâches, assistance à l’analyse et à la création de contenus, optimisation des processus ou encore support à la prise de décision. Ces apports permettront d’illustrer de nouvelles pratiques tout en sensibilisant aux bonnes règles d’utilisation responsable (sécurité, fiabilité des résultats, respect des données).
Accessibilité
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Moyens techniques
Le suivi pédagogique, administratif et logistique est assuré et coordonné par nos services afin de garantir le bon déroulement de l’action de formation.
Les stagiaires bénéficient d’un encadrement complet tout au long de la formation.
Pour les formations réalisées en centre, les participants disposent d’un espace d’accueil, de salles configurées techniquement selon les besoins pédagogiques et d’un matériel dédié.
Des ressources pédagogiques sont mis à disposition des participants pendant la formation. Une documentation pédagogique est remise à échéance de la formation au format papier ou numérique.
Méthodes d'évaluation des acquis
Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.