Gagner du Temps et de l'Efficacité en utilisant Outlook
1 jour - 7 heures
Objectifs
Maîtriser les fonctionnalités avancées d'Outlook pour optimiser la gestion des emails, des calendriers et des tâches. Apprendre des astuces et des meilleures pratiques pour gagner du temps et améliorer l'efficacité au quotidien. Personnaliser Outlook pour répondre à ses besoins spécifiques
Participants
Toute personne souhaitant améliorer son organisation sous Outlook
Prérequis
Maitrise de base du logiciel Outlook
Accessibilité
Programme
Gestion Avancée des Emails
- Organiser la boîte de réception avec des dossiers, sous-dossiers, et règles de messagerie
- Utiliser les indicateurs de suivi et les drapeaux pour un meilleur suivi
- Créer des signatures professionnelles pour une communication uniforme
- Réduire le volume d'emails reçus avec des filtres anti-spam et des désabonnements
Optimisation du Calendrier
- Créer et gérer des rendez-vous et des réunions efficacement
- Partager des calendriers et gérer les autorisations pour une meilleure collaboration
- Utiliser des rappels et des notifications pour ne rien oublier
- Intégrer le calendrier avec d'autres applications comme Teams ou Zoom
Gestion des Tâches et des Listes de Choses à Faire
- Créer et suivre des tâches pour une meilleure organisation
- Utiliser des listes de tâches et des catégories pour structurer son travail
- Intégrer les tâches avec le calendrier pour une vue d'ensemble
- Prioriser et organiser les tâches avec des astuces efficaces
Personnalisation et Automatisation
- Personnaliser l'interface Outlook selon ses préférences (barre d'outils, volet de lecture, etc.)
- Utiliser des macros pour automatiser les tâches répétitives
- Configurer les options de sécurité et de confidentialité pour protéger ses données
- Découvrir des add-ins utiles pour améliorer son expérience Outlook
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Spécificités pédagogiques de la session à distance
Formation dispensée en visio-formation avec un séquencement adapté. Configuration et accès à notre outil de visio-formation. Accès à la bibliothèque pédagogique virtuelle durant la formation afin de partager les exercices, contrôler les résultats obtenus et déployer l’ensemble du séquencement pédagogique. La durée exacte des modules définis ci-après est susceptible de varier en fonction de la vitesse d’appropriation des concepts enseignés de la part du stagiaire.
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Moyens techniques
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Moyens techniques relatifs aux sessions à distance
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Accès à notre service technique durant l’animation pour toute limite rencontrée. Accès à l’espace de conversation instantané durant la session pour interagir avec le formateur et les participants. Transmission d’un email de contact pour réaction privée durant la session. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Méthodes d'évaluation des acquis
Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.
Méthodes d'évaluation des acquis de la formation à distance
Exercices individuels et collectifs communiqués durant la formation via la bibliothèque pédagogique virtuelle mise à disposition ou directement par le formateur. Ces activités constituent les modalités de suivi et d’évaluation du Stagiaire de la part du formateur. Suivi permanent du formateur durant l’animation et durant les exercices pratiques.
