Gagner du Temps et de l'Efficacité en utilisant Outlook
1 jour - 7 heures
Objectifs
Maîtriser les fonctionnalités avancées d'Outlook pour optimiser la gestion des emails, des calendriers et des tâches. Apprendre des astuces et des meilleures pratiques pour gagner du temps et améliorer l'efficacité au quotidien. Personnaliser Outlook pour répondre à ses besoins spécifiques
Participants
Toute personne souhaitant améliorer son organisation sous Outlook
Prérequis
Maitrise de base du logiciel Outlook
Ouverture vers l'Intelligence Artificielle
Le formateur proposera, lorsque pertinent, un éclairage sur les usages complémentaires de l’intelligence artificielle en lien avec le programme : automatisation de tâches, assistance à l’analyse et à la création de contenus, optimisation des processus ou encore support à la prise de décision. Ces apports permettront d’illustrer de nouvelles pratiques tout en sensibilisant aux bonnes règles d’utilisation responsable (sécurité, fiabilité des résultats, respect des données).
Programme
Gestion Avancée des Emails
- Organiser la boîte de réception avec des dossiers, sous-dossiers, et règles de messagerie
- Utiliser les indicateurs de suivi et les drapeaux pour un meilleur suivi
- Créer des signatures professionnelles pour une communication uniforme
- Réduire le volume d'emails reçus avec des filtres anti-spam et des désabonnements
Optimisation du Calendrier
- Créer et gérer des rendez-vous et des réunions efficacement
- Partager des calendriers et gérer les autorisations pour une meilleure collaboration
- Utiliser des rappels et des notifications pour ne rien oublier
- Intégrer le calendrier avec d'autres applications comme Teams ou Zoom
Gestion des Tâches et des Listes de Choses à Faire
- Créer et suivre des tâches pour une meilleure organisation
- Utiliser des listes de tâches et des catégories pour structurer son travail
- Intégrer les tâches avec le calendrier pour une vue d'ensemble
- Prioriser et organiser les tâches avec des astuces efficaces
Personnalisation et Automatisation
- Personnaliser l'interface Outlook selon ses préférences (barre d'outils, volet de lecture, etc.)
- Utiliser des macros pour automatiser les tâches répétitives
- Configurer les options de sécurité et de confidentialité pour protéger ses données
- Découvrir des add-ins utiles pour améliorer son expérience Outlook
Accessibilité
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Moyens techniques
Le suivi pédagogique, administratif et logistique est assuré et coordonné par nos services afin de garantir le bon déroulement de l’action de formation.
Les stagiaires bénéficient d’un encadrement complet tout au long de la formation.
Pour les formations réalisées en centre, les participants disposent d’un espace d’accueil, de salles configurées techniquement selon les besoins pédagogiques et d’un matériel dédié.
Des ressources pédagogiques sont mis à disposition des participants pendant la formation. Une documentation pédagogique est remise à échéance de la formation au format papier ou numérique.
Méthodes d'évaluation des acquis
Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.
