Développer ses compétences d'assistant(e)
2 jours - 14 heures
Objectifs
Augmenter les compétences requises au poste d’assistant(e) et comprendre l’évolution du métier. Développer ses qualités d’organisation, de communication et de relation. Savoir assister un ou plusieurs responsables. Savoir être force de proposition.
Participants
Tout personnel administratif souhaitant développer ses compétences vers un poste d’assistant(e).
Prérequis
Une expérience administrative facilitera l’assimilation des concepts abordés.
Ouverture vers l'Intelligence Artificielle
Le formateur présentera, lorsque pertinent, des applications de l’IA pour enrichir la communication, faciliter l’organisation ou soutenir la prise de décision. Ces apports permettront d’illustrer de nouvelles pratiques tout en sensibilisant aux bonnes règles d’utilisation responsable (sécurité, fiabilité des résultats, respect des données).
Programme
Comprendre ses capacités d'évolution vers un poste d’assistant(e) :
- Effectuer le bilan de son poste : qualités requises, compétences indispensables et à développer
- Dégager des points d’évolution personnelle ainsi qu’un plan d’action
L’organisation
- Les principaux outils et méthodes d’organisation : le classement, l’échéancier, l’agenda...
- Les réflexes d’une bonne gestion du temps
La communication : connaître les conditions d’une communication efficace :
- L’écoute active
- La reformulation
- Les différents types de questions
Améliorer la qualité de ses relations
- Développer des relations positives avec des interlocuteurs, différents : manager(s), collègues, clients internes et externes
- Prévenir et transformer les tensions et les situations difficiles
- Etre force de proposition aux côtés de son responsable
- Etre respectée
- Gérer ses émotions
Adopter les attitudes efficaces au téléphone
- La qualité de l’accueil
- Les différentes phases de l’appel
- Le langage positif et dynamique
Remarques
Cette formation offre la possibilité d’une journée de retour sur expérience : Cette journée complémentaire favorise l'application pratique des concepts enseignés, garantissant ainsi une mise en œuvre réussie dans votre environnement professionnel. Nos conseillers sont à votre disposition pour plus d’information à ce sujet.
Accessibilité
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Moyens techniques
Le suivi pédagogique, administratif et logistique est assuré et coordonné par nos services afin de garantir le bon déroulement de l’action de formation.
Les stagiaires bénéficient d’un encadrement complet tout au long de la formation.
Pour les formations réalisées en centre, les participants disposent d’un espace d’accueil, de salles configurées techniquement selon les besoins pédagogiques et d’un matériel dédié.
Des ressources pédagogiques sont mis à disposition des participants pendant la formation. Une documentation pédagogique est remise à échéance de la formation au format papier ou numérique.
Méthodes d'évaluation des acquis
Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.
